Zum Inhalt springen

Kann agiles Projektmanagement in Agenturen funktionieren?

Agile Projekte in einem Agenturumfeld zu bearbeiten klingt herausfordernd, ist aber möglich.

Als Projektmanager muss man offen dafür sein, sich anzupassen und von vorne herein wissen, dass der agile Prozess nicht perfekt sein wird. Das ist in Ordnung, weil der Fokus auf Individuen und Interaktionen liegt.

Tägliche Stand-ups werden sich aus Zeit- und Kostengründen nicht täglich realisieren lassen. Es wird Tage geben, an denen man sich mit Nachrichten über Slack begnügen muss. Wahrscheinlich wird es auch kein echtes Produktteam geben – mit einem Product Owner oder Stakeholdern, die voll engagiert dabei sind. Es wird besondere Herausforderungen mit sich bringen und man kann nicht zu starr agieren.

Niemals sollte man die agile Grundregel für Agenturen vergessen:
Sei kein Roboter.

Agenturen fangen oft an über Agile nachzudenken, wenn sie von ihren Geschäftspartnern darauf angesprochen werden. Die wissen selten, wie viel Zeit und Leute es braucht, um ein wirklich agiles Projekt zu starten. Erst recht sind sie nicht bereit, für diesen Aufwand zu zahlen oder stehen für die gesamt Dauer es Projektes nicht zur Verfügung. Man kann das wohl auch von niemandem erwarten, der noch nie ein digitales Produkt oder eine Webseite erstellt hat. Wie kann Agile in Agenturen dann trotzdem gelingen?

5 Schritte zur erfolgreichen Abwicklung von agilen Projekten in einer Agentur

  1. Sei flexibel mit Stand-Ups
    Anstatt täglich, versuche sie jeden zweiten Tag zu machen. Finde dich damit ab, dass der Kunde nicht dabei sein wird.
  2. Beginne mit der Sprint Planung ab Tag 1
    Die Entwicklung wird nicht am ersten Tag starten. Aber der Sprint wird geplant. Sobald die UX Anforderungen an einem Punkt angelangt sind, an dem sich das Team und der Kunde wohl fühlen, startet die Entwicklung. Es gibt keine formalen Freigaben. Jedes Feature wird in Aufgaben unterteilt und deren Aufwände geschätzt. Das mindert das Risiko und erleichtert dem Team einschätzen zu können, ob es auf Kurs ist oder nicht. Am Ende jedes Sprints werden dem Kunden die vollendeten Arbeiten präsentiert. Anschließend folgt eine neue Sprintplanung, bei der das gesamte Team beteiligt ist.
  3. Definiere Anforderungen, um das Team (und den Kunden) auf Spur zu halten 
  4. Erstelle ein Backlog und priorisiere es mit dem Kunden 
  5. Vergiss nicht die Ergebnisse zu präsentieren und eine Retrospektive zu machen
    Am Ende jeden Sprints präsentiert das Team seine Ergebnisse und führt eine Retrospektive durch. Es ist von Vorteil, wenn der Kunde auch anwesend sein kann. Retrospektiven sind äußerst wichtig, um den Prozess zu verbessern oder zu optimieren. Es geht darum, flexibel zu sein, das gesamte Projektteam von Anfang an einzubeziehen. Design und Entwicklung sollten zusammenarbeiten um die Effizienz zu steigern.

Fixe Budgets und Agile – schließt sich das nicht aus?

Die wichtigste Frage, die sich wohl stellt ist doch, wie funktioniert Agile ohne echtes Produktteam und einem fixen Budget?

Eine Möglichkeit ist, das Projekt grob zu schätzen und eine Spanne an Stunden/Preisen anzugeben, die darauf basieren. Die Spanne berücksichtigt die bereits bekannten Details im Projektumfang, Stand-Ups, Meetings usw. Dabei werden auch die typischen Änderungen berücksichtigt, die bei jedem Projekt auftreten. Oder aber auch Unbekanntes mit relativ niedrigem Risiko. Niemand kann zum Zeitpunkt des Angebotes vorhersehen, wie viele Screen-Designs entworfen werden müssen, oder wie viele Abstimmungsschleifen mit dem Kunden nötig sein werden.

Die Spanne gibt den Projektmanagern die Flexibiltät einen agilen Prozess durchzuführen, ohne die Beziehung zum Kunden zu belasten – weil sie sich an strikte Budgetvorgaben halten müssen. Jede größere Änderung der Anforderung führt zu einer Vertragsanpassung mit dem Kunden. Kleinere Veränderungen verursachen in dem Konstrukt weder Verzögerungen noch Stress für die Kundenbeziehung.

Den Kunden kann man mit wöchentlichen Burndown Reports über den Verbrauch der Stunden auf dem Laufenden halten.

Ist Flexibilität auf beiden Seiten gegeben, werden sowohl Agentur also auch Kunde ein neues Effizienz-Level erreichen.